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わかば経営会計メールマガジンVol 60  DXの必要性

2022.07.26Vol.060

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わかば経営会計メールマガジン Vol 60   DXの必要性
2022年7月26日 火曜日
【目次】
1.税制・経営コラム ~インボイスについて~
2.税制・経営コラム ~電子帳簿保存法を含めたバックオフィス効率化の話~
3.実務図書紹介 ~数値化の鬼~

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皆様、いかがお過ごしでしょうか。
梅雨が明けたのか、よくわからないですが、暑さはまだまだこれからですね。
今回は税制変更等の紹介と、会社組織成長のためにDXがなぜ必要か、
説明したいと思います。

◇ 税制・経営コラム ~インボイスについて~ ◇
今回は、話題になりつつあるインボイスについて解説したいと思います。

インボイス制度は、2023年10月より開始される制度で、
現行の請求書に、「登録番号」、「適用税率」及び「消費税額等」を明記することが求められるというものです。
要件を満たした請求書を適格請求書(インボイス)と呼びます。

今までの請求書と何が違うかというと、
「登録番号」を請求書に記載することが求められるという点です。

「登録番号」取得のためには、税務署に登録申請書を提出し、
適格請求書発行事業者になる必要があります。
当該書類を提出すると、番号が発行され、請求書に記載できるという仕組みです。

2023年10月以降、得意先から求められたときは、インボイスを交付する必要がありますし、
仕入税額控除の適用を受けるために、原則として、売手である登録事業者から
交付を受けたインボイスの保存等が必要となります。

現状、会社が請求書を受け取る際は、免税事業者のような小さな事業者が発行する場合であっても、
請求書には消費税が記載されている場合が多いです。
しかしながら免税事業者は、消費税を納めていないため、
消費税分が、免税事業者の利益になっていることが指摘されていました。

インボイス制度導入後は、原則として適格請求書発行事業者発行の請求書のみ、
仕入税額控除が認められるため、上記のような取引をしている場合、
現在の免税事業者が課税事業者になるか、会社が仕入税額控除を諦めるかの
選択を強いられることとなります。
免税事業者にとっては、非常に不利な制度変更といえます。

また、現在すでに課税事業者の方であっても、
受発注システムの変更を予定されている方は、インボイス対応のシステムにしておくと、
実務レベルでの対応がスムーズになります。

◇ 税制・経営コラム ~電子帳簿保存法を含めたバックオフィス効率化の話~ ◇

2022年1月に改正電子帳簿保存法が施行され、電子取引については電子保存が義務化
される予定でしたが、2年間の猶予が設けられています。
そのため、2023年12月までに対応する必要があるということになります。

具体的に何をすればよいかについては、下記にわかりやすく記載されています。
https://mirasapo-plus.go.jp/hint/17457/

端的に言うと、電子的に授受した請求書等については、
フォルダを作って電子データのまま保存することが求められ、
検索機能の確保とデータの真実性を担保する措置が必要となります。

検索機能の確保とは、ファイル名に「取引年月日」「取引金額」「取引先」を記載することです。
データの真実性を担保する措置とは、タイムスタンプの導入などが規定されていますが、
新たにシステムを導入するにはコストがかかりますので、
「不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程」を整備・運用する方法が、
最もハードルが低い方法です。

経理担当の方の中には、新しい業務フローをかたくなに拒否する方がいらっしゃいます。
社長も、経理を仕切っている経理担当に任せっきりで、非効率的なやり方を改めるように、
強く言えない場合も少なくありません。

弊社は再生業務に多数携わっておりますが、経理担当の牽制がきいていない結果、
不当に資金が社外流出することで資金が枯渇し、
借入の返済猶予が必要となる場合も多数見受けられます。

経理等のバックオフィスは一般的に目立たない存在ですが、
会社の重要なインフラですので、業務フローを整理することで透明化し、
少なくとも経理担当以外やり方がわからないような業務のやり方は、
なくしていくべきです。
そのうえで、デジタル化による情報共有を推進すべきと考えております。

◇ 実務図書紹介 ~数値化の鬼~ ◇

私はコンサルタントとして、日々社長の悩みを聞く機会が多いですが、
特に多い悩みが、やる気のある人材がいない、社員がやる気を出してくれない、
優秀な人材を採用できないというものです。
近年は労働人口が減少しているため、社長の悩みはとても深刻なものです。

特に、営業社員の不足は深刻で、社長がトップ営業として全国を飛び回りながら、
売上を何とか確保している会社が多いのが現状です。

この本は、「数値化の鬼」というタイトルから、いかにもスパルタな社長が書いた本という感じがしますが、
実際は組織マネジメントについて書かれたものです。
中小企業社長の悩み解決のヒントの一つとなる可能性が高いと思い、今回紹介いたします。

https://www.diamond.co.jp/book/9784478114377.html
(安藤広大 著:2022年3月)

この本の著者は、NTT等で活躍された後独立し、株式会社識学を設立、
人と会社を成長させるマネジメント手法を伝えておられる方です。

中小企業であっても、売上が一定の規模を超えてくると、
社長が営業をすべてやることは不可能です。
必然的に営業社員を雇うことになるわけですが、
社長が営業のノウハウを一方的に伝えても、営業社員が成長して、
売上を獲得できるようになる可能性は低いといいます。

人それぞれに見た目や話し方、性格が異なり、
社長の手法をまねても、良い結果につながるとは限らないのです。
では、どのようにすれば営業社員を成長させることができるのでしょうか。

それは、社員自らがPDCAを回し、小さな成功体験を積み重ねることであるといいます。
小さな成功体験が自信となり、モチベーションの向上と、社長に対する信頼関係の構築
につながることがわかっています。

つまり社長は、社員がPDCAを回す仕組みを構築すべき、ということになります。
PDCAを回すうえで最も注意すべきなのが、本のタイトルの通り数字にこだわるということです。

・P(計画)
営業社員であれば、月次や四半期で目標を立てると思いますが、
「新規案件をXX件獲得する、XX円獲得する」という目標はよくないといいます。

このような目標は、多くの新規客を紹介してくれるお客様を担当している営業社員に有利で、
そうでない営業社員が正当に評価されていないと感じるからです。

営業により案件を獲得するというプロセスを細分化して、
お客様とのアポイントを設定、
アポイントで会社製品の説明をし、納得いってもらえたら、試用期間に入る。
試用期間終了後、本契約に移行する。
という3つの段階に分けられるとします。

上記3つの指標の中で、最も目標として立てやすいのは、アポイント設定数です。
行動量は営業社員の努力で、何とかできる部分が多いからです。

・D(行動)

目標を立てたら行動に移りますが、指標の見える化がとても重要だといいます。
上記の例の場合は、アポイント設定数、試用期間へ移行する率、本契約へ移行する率
の最低3つの指標は、タイムリーに見られる状態にしておく必要があります。

・C(評価)
目標を決めて一定期間が経過したら、社長との面談を通じて、必ず指標を算出して
数字に基づく評価が必要です。
当初立てた計画が達成できたかどうか、客観的に判断できるのは数字しかないからです。
ただ、数字そのものが間違っていたり、集計するのに時間がかかったりするのは問題ですので、
できるだけシステム化し、いつでもチェックできるようにすることが重要です。

また、営業社員の給与について、業績連動の割合が高すぎると、
社員はすぐに転職してしまい、会社への定着率は低い傾向にあります。
業績に連動させるのは、ボーナス部分にとどめておくのが、
定着率を高めるうえでは有用であるそうです。

・A(改善)
評価した数字に対し、来月、次の四半期に向けての改善策を講じる段階です。
この段階で社長は、営業社員と面談することが一般的と思われますが、
一方的に社長の成功体験から、改善策を押し付けては逆効果です。
改善策は、必ず社員自ら考える必要があるのです。

社長は、営業社員が考えた改善策を実行すれば目標達成により近づくかどうか、
客観的に判断する必要があります。

たとえば、ある営業社員の契約率があがらない理由が話し方にあるにも関わらず、
プレゼン資料のレイアウトを改善するという改善策を提示してきた場合は、
他の営業社員が同一の資料を使って高い契約率を維持していることを説明するといった具合です。


今回は営業を例に説明しましたが、組織を作り、社員を成長させるという点においては、
営業、製造、商品開発、バックオフィス等で仕組みづくりの手法はそれほど変わりません。
数値化を徹底し、数字に基づいて社員が試行錯誤し、社員が成長できる会社こそが、
持続的に会社を成長させることができるのです。


文責:わかば経営会計 渡邊大真(大阪事務所)

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